Apprendre à prioriser et à optimiser son temps : le défi du 21e siècle
La procrastination est le mal du siècle : la grande diversité des loisirs qui s’offrent facilement à nous rend de plus en plus difficile la motivation de travailler ou de faire une tâche moins amusante que de traîner sur les réseaux sociaux.
Pourtant, il faut bien s’y mettre un jour et pour cela, l’organisation de son temps est primordiale !
Savoir s’organiser, ça s’apprend, mais comment ?
Apprendre à prioriser et à être plus efficace
Les fans d’organisation vous le diront tous : les to-do list changent la vie !
Toutefois, on ne pense pas toujours à bien organiser et prioriser les tâches. En effet, certaines tâches vont vous prendre beaucoup plus de temps que d’autres et ne méritent donc pas la même place dans votre liste. Le niveau d’urgence est aussi important pour bien s’organiser.
Les applications mobiles d’organisation des tâches sont nombreuses, mais j’ai un faible particulier pour l’application Clear, disponible sur tous les téléphones intelligents. Les amateurs de solutions ludiques adoreront HabitRPG, qui vous fait gagner des points quand vous remplissez une tâche, que vous pouvez organiser en tâches régulières ou ponctuelles.
Les procrastinateurs plus classiques préfèreront les to do lists sur papier, parmi lesquelles est vivement recommandé le principe du Bullet Journal : il permet de combiner le principe d’un agenda mensuel, par la suite duquel on inscrit une liste de tâches mensuelles puis une liste de tâches quotidiennes.
Le carnet étant vierge, le format n’empêche pas de créer aussi des listes thématiques comme des listes de films à voir ou de villes à visiter. L’important est de toujours tout rassembler dans le sommaire pour s’y retrouver !
Ces solutions fonctionnent aussi bien pour votre vie personnelle que pour votre vie professionnelle, mais sont assez individuelles !
Apprendre à s’organiser au bureau, seul ou en équipe
L’organisation est déjà un défi personnel, mais c’est encore pire quand il s’agit de coordonner des personnes, au sein d’une équipe ou d’une collaboration plus large : il faut pourtant apprendre à s’organiser professionnellement pour améliorer sa productivité !
Au sein d’une équipe dans une même entreprise, des logiciels et applications en ligne permettent de suivre les avancées de chacun et par la même occasion de surveiller leur temps de travail. Toutefois, rien ne remplace une bonne gestion humaine d’une équipe, qui peut se faire via des réunions régulières pour faire des comptes rendus ensemble et échanger. Management et gestion du temps vont de pair pour gagner en efficacité au quotidien et améliorer le travail d’une équipe !
Auprès d’un partenaire extérieur, il est aussi important de suivre l’évolution des tâches pour améliorer la productivité de chacun au sein d’un projet. Des applications comme Asana ou Basecamp permettent de suivre en direct un projet.
Toutefois, dans ce cas aussi il est important de faire régulièrement des points constructifs, car l’échange verbal permet parfois de trouver des solutions auxquelles on n’aurait pas pensé avec des échanges électroniques rapides.
L’organisation de son temps est un apprentissage quotidien qu’il est important de faire pour mieux se connaître et pour apprendre à séparer l’important du futile et l’urgent du reste, un apprentissage qui peut être utile toute sa vie.
